Zeitmanagement lernen – die besten Methoden und Tipps für eine bessere Zeitplanung

Zeitmanagement ist wohl für jeden von uns von großer Bedeutung. Denn eine gute Zeitplanung kann die Produktivität steigern, dabei helfen, die Arbeitszeit effektiver zu nutzen und die Erledigung wichtiger Aufgaben zu erleichtern. Doch oftmals fällt es schwer, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren und unsere Zeit optimal einzusetzen. Zum Glück gibt es jedoch zahlreiche Tipps und Tricks, die dabei helfen können, das eigene Zeitmanagement zu verbessern. Egal, ob To-Do-Listen, Prioritäten setzen oder Zeitblöcke kreieren – jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile und muss individuell an die jeweilige Person angepasst werden. 

In diesem Artikel bekommst du die besten Methoden und Tipps an die Hand, die dir dabei helfen können, dein Zeitmanagement zu optimieren. Du erfährst zudem, warum eine gute Zeitplanung so wichtig ist und wie sie dir dabei helfen kann, anstehende Aufgaben effektiver zu erledigen.

Definition: Was ist gutes Zeitmanagement?

Ein gutes Zeitmanagement soll dazu beitragen, deine verfügbare Zeit effektiv und produktiv zu nutzen. Es geht darum, Prioritäten zu setzen, Aufgaben zu delegieren, (digitale) To-Do-Listen zu erstellen und Dringlichkeiten angemessen zu berücksichtigen. Durch strukturiertes Herangehen an die Arbeitsweise kannst du dein Zeitmanagement optimieren, um hierdurch effektiver und zielorientierter zu sein. Dabei kannst du verfügbare Tools wie Kalender, E-Mails und Reminder als Unterstützung nutzen, um die maximale Leistung deines Timemanagements auszuschöpfen.

Gutes Zeitmanagement kann dabei behilflich sein, eine klare Struktur in der Arbeitsweise aufzubauen, um so produktiver und zielorientierter zu sein. Die Berücksichtigung des Dringlichkeitsgrades von Aufgaben ist ebenfalls von großer Bedeutung, um eine optimale Verteilung des zeitlichen Aufwands zu erreichen. Wenn du also deine Zeiteinteilung optimierst, kann es dazu beitragen, deine verfügbare Zeit effektiver zu nutzen und somit auch die eigene Leistung zu steigern.

Effektives Zeitmanagement: Vorteile

Effektives Zeitmanagement bringt viele Vorteile mit sich: Es ermöglicht eine bessere Selbstorganisation und Selbstmotivation. Indem du die eigenen Aufgaben sinnvoll planst und priorisierst, vermeidest du Prokrastination und kannst dich besser auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren. 

Beim Zeitmanagement geht es jedoch nicht nur um die Tagesplanung, sondern auch um das Identifizieren von Zeitfressern und Ablenkungen. Diese können sonst schnell dazu führen, dass du dich verzettelst und keine Zeit für die wichtigen Aufgaben mehr übrig bleibt. Daher ist es wichtig, dir Zeitlimits für Aufgaben zu setzen und auch bewusst Pausen einzuplanen, um den Fokus aufrechtzuerhalten. 

Durch effektives Zeitmanagement kannst du somit produktiver arbeiten, Stress reduzieren und mehr Zeit für Freizeitaktivitäten gewinnen. Wenn du effektiv mit deiner Zeit umzugehen lernst, profitiert demnach auch dein Privatleben davon.

Die folgende Tabelle zeigt dir die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

10 wertvolle Zeitmanagement-Methoden

Diese fünf schnellen Tricks können bereits helfen, dein Zeitmanagement zu verbessern:

1. Erstelle eine To-Do-Liste: Schreib alle Aufgaben auf, die du erledigen musst und ordne sie nach ihrer Priorität.
2. Vermeide Multitasking: Denn das kann dazu führen, dass du dich weniger auf jede einzelne Aufgabe konzentrierst und mehr Zeit benötigst, um sie zu erledigen.
3. Nutze Tools zur Zeiterfassung: Es gibt viele Apps und Tools, die dir dabei helfen können, deine Zeit besser im Blick zu behalten.
4. Lerne, „Nein“ zu sagen: Manchmal musst du zu bestimmten Dingen „Nein“ sagen, um deine Zeit besser zu verwalten.
5. Plane Pausen ein: Denn diese sind wichtig, damit du dich erholen und Stress abbauen kannst. 

Die folgenden zehn Zeitmanagement-Methoden bieten dir einen etwas genaueren Einblick. Wichtig: Versuche nicht direkt alles in deine Planungsorganisation einzubauen. Manchmal ist weniger mehr. Und nichts klappt auf Anhieb perfekt. Probiere dich daher aus und finde die Methode, die am besten für dich funktioniert.

1) Finde die wichtigste Priorität mit der Eisenhower-Methode 

Die Eisenhower-Methode, auch als Eisenhower-Prinzip bekannt, ist ein Konzept des Zeitmanagements, das von dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelt wurde. Die Methode beruht auf der Idee, dass Aufgaben basierend auf ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert werden sollten, um die Effizienz und Produktivität zu steigern. 

Dazu wird die Eisenhower-Matrix eingesetzt: Eine Tabelle mit vier Feldern, die die Aufgaben entsprechend ihrem Grad an Dringlichkeit und Wichtigkeit eingruppiert. 

Die Methode hat einige Vorteile, wie zum Beispiel die Möglichkeit, Zeit besser zu planen und Prioritäten zu setzen, wodurch produktiveres Arbeiten möglich ist. Außerdem unterstützt sie die Entscheidungsfindung, da du gezwungen bist, dich bewusst mit jeder einzelnen Aufgabe auseinanderzusetzen. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass du Aufgaben delegieren oder sogar ganz ablehnen kannst, wenn sie nicht wichtig und/oder dringend sind. 

Allerdings hat die Eisenhower-Methode auch einige Nachteile: Denn die Methode kann dazu führen, dass du Aufgaben unnötig in die Zukunft schiebst, da sie zwar wichtig, aber nicht dringend sind. 

2) Zeitmanagement von A bis C durchgeplant mit der ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist eine Methode der Priorisierung von Aufgaben, die in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden kann, wie etwa im Management, in der Logistik oder im Vertrieb. Sie dient dazu, Aufgaben in drei Kategorien zu unterteilen: 

• A-Aufgaben haben höchste Priorität und müssen dringend erledigt werden, da sie den größten Einfluss auf das Gesamtergebnis haben. 
• B-Aufgaben haben eine mittlere Priorität und sollten im Rahmen der zur Verfügung stehenden Zeit bearbeitet werden. 
• C-Aufgaben haben weniger Bedeutung und können im Zweifelsfall hintenangestellt oder vernachlässigt werden.

Ein Vorteil der ABC-Analyse liegt darin, dass sie dazu beitragen kann, die Zeit und Ressourcen effektiver einzusetzen und die Produktivität zu steigern. Durch die Fokussierung auf die wichtigsten Aufgaben entfällt die Verschwendung von Zeit und Energie auf Zeitfresser und unwichtige Aufgaben. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, Klarheit darüber zu gewinnen, welche Aufgaben erledigt werden müssen und welche nicht so dringend sind. Insbesondere bei der Priorisierung von Projekten und der Festlegung von Arbeitsabläufen kann dies von großem Nutzen sein.

Ein Nachteil der ABC-Analyse kann darin bestehen, dass sie zu einer Überbetonung von A-Aufgaben führen kann. B- oder C-Aufgaben werden dann womöglich vernachlässigt. Zudem ist sie nicht immer einfach anzuwenden, da die Festlegung der Kategorien von verschiedenen Faktoren wie dem Grad der Schwierigkeit, der Dringlichkeit oder dem Einfluss auf das Gesamtprojekt abhängt. 

3) 40-30-20-10-Regel: Prioritäten bestimmen die Zeiteinteilung

Bei der 40-30-20-10-Regel wird das gesamte Zeitfenster des Arbeitstages in unterschiedlich lange Abschnitte unterteilt und dafür festgelegt, welche Aufgaben und Termine du in welchem Zeitraum erledigst. 

Die Regel besteht darin, den Tag in folgende Abschnitte einzuteilen: 

• 40 Prozent der Zeit wird für die wichtigsten und dringendsten Aufgaben eingeplant
• 30 Prozent für mittelpriorisierte Aufgaben
• 20 Prozent für weniger wichtige Aufgaben
• 10 Prozent für Pufferzeiten und unerwartete Tätigkeiten

Bei der Umsetzung dieser Regel betrachtest du zunächst das komplette Zeitfenster des Arbeitstages und teilst es in prozentual aufgeteilte Abschnitte ein. Anschließend arbeitest du die Aufgaben und Termine, die du entsprechend der Prioritäten festgelegt hast, in diesen Zeitabschnitten ab. Das erfordert ein gewisses Maß an Disziplin und Erfahrung bei der Einschätzung der Prioritäten und des benötigten Zeitaufwandes. 

Die Vorteile der 40-30-20-10-Regel liegen vor allem in einer besseren Strukturierung deines Arbeitstages. Auch eine erhöhte Effizienz bei der Aufgabenerledigung und eine Reduzierung von Stress können hier resultieren. Indem du deine Arbeit in unterschiedliche Zeitabschnitte organisierst, bekommst du mehr Klarheit und Orientierung darüber, welche Aufgaben zuerst angegangen werden sollten. Ebenfalls siehst du stets, wie viel Zeit dafür zur Verfügung steht. Darüber hinaus planst du Pufferzeiten ein, um unerwartete Ereignisse wie spontane Meetings oder dringende Anfragen besser bewältigen zu können.

Ein Nachteil dieser Regel kann sich in einer möglichen Inflexibilität bei der Bearbeitung von Aufgaben zeigen. Striktes Planen kann unter Umständen dazu führen, dass du nicht optimal auf spontane oder unvorhergesehene Situationen reagieren kannst. Jedoch kann die Einplanung von Pufferzeiten dazu beitragen, um auf solche Ereignisse besser vorbereitet zu sein.

4) Eine bessere Übersicht durch die ALPEN-Methode 

Die ALPEN-Methode basiert auf fünf Schritten, deren Anfangsbuchstaben das Wort „ALPEN“ ergeben: 

• Aufgaben notieren, 
• Länge schätzen, 
• Pufferzeit einplanen, 
• Entscheidung und 
• Nachkontrolle 

Die ALPEN-Methode hilft dir dabei, Aufgaben realistisch einzuschätzen und so besser zu organisieren, sodass du das Aufschieben verhinderst und deine Ziele erreichst.

Beginne damit, die anstehenden Aufgaben in einer Aufgabenliste festzuhalten. Anschließend schätzt du die benötigte Zeit für jede Aufgabe, um realistische Ziele setzen zu können. Danach planst du Pufferzeiten ein, um möglichen Zeitdieben vorzubeugen und die Arbeit auch bei unerwarteten Ereignissen wie geplant fortführen zu können. Im Schritt „Entscheiden“ priorisierst du die Aufgaben und verteilst sie gegebenenfalls auf bestimmte Tage. Schließlich kontrollierst du am Ende des Tages oder der Woche, ob die angesetzten Aufgaben nach Plan erledigt wurden. Infolgedessen kannst du nach Notwendigkeit Konsequenzen für die weitere Planung ziehen.

Die Vorteile der ALPEN-Methode liegen in der Förderung einer strukturierten Arbeitsweise und somit im Erreichen der gesetzten Ziele. Da du dich regelmäßig mit deinen Aufgaben auseinandersetzt, entwickelst du ein besseres Gefühl für die Zeitplanung und kannst dich besser auf deine Aufgaben konzentrieren. Durch die Berücksichtigung von Pufferzeiten werden potenzielle Stresssituationen vermieden, sodass du dein Stresslevel nachhaltig reduzieren kannst.

Ein möglicher Nachteil dieser Technik kann jedoch darin bestehen, dass sie für manche Personen zu starr und unflexibel erscheint. Nicht alle benötigen eine so detaillierte Zusammenfassung ihrer Aufgaben oder können abschätzen, wie lange sie für bestimmte Tätigkeiten benötigen. Für manche Menschen ist die Methode daher gegebenenfalls zu zeitintensiv und aufwendig. Zudem kann die Fokussierung auf ein striktes Zeitmanagement dazu führen, dass du spontane Ideen oder kreative Einfälle vernachlässigst.

5) Selbstmanagement verbessern mit Task-Batching

Was ist Task-Batching? Diese Frage ist besonders relevant, wenn es die Effizienz deiner Alltagsplanung steigern möchtest. Denn es beschreibt den Prozess, bei dem ähnliche Aufgaben zu Batches oder Gruppen zusammengefasst und nacheinander bearbeitet werden. Dadurch entstehen weniger Unterbrechungen und Ablenkungen, was insgesamt zu einer höheren Produktivität führt. So kannst du etwa alle schriftlichen Aufgaben für den Tag zu Beginn deiner Arbeitsperiode in einem Block erledigen, bevor du zu organisatorischen Tätigkeiten übergehst.

Die Batching-Methode kann dazu beitragen, Zeitdiebe zu entlarven und kann somit deine Produktivität steigern. Insbesondere wenn du einen Wochenplan erstellst und dich auf bestimmte Aufgaben für den Tag konzentrierst. Außerdem ermöglicht diese Methode eine bessere Fokussierung auf ähnliche Anforderungen innerhalb einer Arbeitsphase. Dadurch kann die Qualität der Ergebnisse verbessert werden.

Auf der anderen Seite kann das strikte Befolgen von Batching in manchen Fällen zu Flexibilitätsverlust führen, insbesondere wenn unerwartete Ereignisse oder dringende Aufgaben dazwischenkommen. In solchen Situationen ist es wichtig, Prioritäten neu zu überdenken und gegebenenfalls den Wochenplan oder die Aufgaben für den Tag anzupassen.

6) Zeit für Aufgaben einteilen mit Timeboxing

Timeboxing ist eine Methode des Zeitmanagements, bei der die verfügbare Zeit in festgelegte Intervalle, sogenannte Timeboxes, aufgeteilt wird. Innerhalb dieser Intervalle erledigst du bestimmte Aufgaben. Um Prokrastination vorzubeugen, solltest du mit den Aufgaben starten, die die höchste Priorität haben. Gutes Zeitmanagement setzt voraus, dass du in der Lage bist, Prioritäten zu setzen und dich so auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren zu können.

Die Vorteile des Timeboxings liegen darin, dass es dir dabei helfen kann, Dinge nicht länge aufzuschieben. Das schafft die Methode, indem die feste Deadlines vorgibt. Dies fällt den meisten Menschen leichter, als ohne klare Zielsetzung zu arbeiten. Zudem fördert Timeboxing die Konzentration und verhindert, dass du dich in einer Aufgabe verlierst. Durch die regelmäßigen Pausen zwischen den Zeitboxen bleibst du zudem körperlich und geistig fit. Checklisten helfen dabei, den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben zu behalten.

Nachteil dieser Technik kann sein, dass du dich zu sehr unter Druck gesetzt fühlst und du im schlimmsten Fall Blockaden entwickelst. Tipp: Hier sind Pausen von besonderer Wichtigkeit, um einen klaren Kopf zu behalten. Zudem ist es für manche Menschen schwer, die für die jeweilige Aufgabe benötigte Zeit korrekt einzuschätzen. Fehleinschätzungen können zu Frustration führen. Daher solltest du dir von Beginn an klarmachen, dass nichts auf Anhieb perfekt klappt. Passe die Technik nach Bedarf an und plane beim nächsten Mal anders, bis zu damit zufrieden bist.

7) Pausen sind wichtig für deine Zeitplanung: Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine weitverbreitete und von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelte Methode für effizientes Zeitmanagement. Die Technik basiert auf dem Prinzip, dass du deine Zeit in kurze Arbeitsintervalle – sogenannte „Pomodoros“ – von 25 Minuten unterteilst. Jeder Pomodoro wird von einer 5-minütigen Pause unterbrochen. Nach vier absolvierten Pomodoros legst du eine längere Pause von 20 Minuten ein.

25 – 5 – 25 – 5 – 25 – 5 – 25 – 20

Die Vorteile dieser Methode liegen in der systematischen Strukturierung des Arbeitsprozesses. Dies ermöglicht es dir, die Konzentration aufrechtzuerhalten und gleichzeitig für regelmäßige Erholungsphasen zu sorgen. Dadurch kannst du ineffektive Arbeitsgewohnheiten erkennen und vermeiden, die Arbeitsmotivation erhöhen und das Gefühl von Kontrolle über die eigenen Aufgaben stärken.

Zu den Nachteilen der Technik zählt, dass sie sich nicht für jeden Arbeitsstil eignet und möglicherweise nicht in jedem Arbeitsumfeld praktiziert werden kann. In manchen Situationen können die festen Zeitintervalle hinderlich sein, etwa wenn längere Zeiträume unabdingbar sind, um komplexe Gedankengänge zu Ende zu bringen. Zudem kann diese Methode dazu führen, dass du dich durch die engen zeitlichen Vorgaben unter Druck gesetzt fühlst.

8) Alternativ: 60-60-30 Methode

Hauptvorteil der 60-60-30 Methode gegenüber der Pomodoro-Technik besteht darin, dass sie längere Arbeitsphasen und Pausen ermöglicht. Während die Pomodoro-Technik Arbeitsintervalle von 25 Minuten vorschreibt, erlaubt die 60-60-30 Methode eine längere fokussierte Arbeitsphase von 60 Minuten.

Dies bedeutet, dass Energie und die Aufmerksamkeit besser genutzt werden können, bevor eine kurze Pause eingelegt wird, um den Geist zu erfrischen und auf das nächste Arbeitsintervall vorzubereiten. Nach zwei 60-Minuten-Intervallen folgt schließlich eine 30-minütige entspannende Pause.

9) Effizient durch deine Aufgaben mit dem Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip, benannt nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto, ist eine Regel, die besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse aus 20 Prozent der eingesetzten Ressourcen stammen. Die Definition und Umsetzung des Prinzips lassen sich in vielen Bereichen der Wirtschaft, des Managements und der persönlichen Leistung anwenden. 

Die Vorteile dieses Prinzips liegen in der Effizienzsteigerung und der Möglichkeit, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Jedoch gibt es auch Nachteile, wenn das Pareto-Prinzip zu fest angewendet wird. Dann kann es dazu führen, dass weniger wichtige Aufgaben vernachlässigt werden. Zudem besteht die Gefahr, dass die gesamte Leistung bei starrer Anwendung des Prinzips reduziert wird, da nicht alle Ressourcen optimal genutzt werden.

10) Nutze Tools fürs Zeitmanagement: Kanban-Boards, Kalender & Co.

Zeitmanagement ist heutzutage sowohl im Berufs- als auch im Privatleben von großer Bedeutung, um produktiv und effizient zu sein. Daher gibt es verschiedene Methoden, um dies zu erreichen. Eine kurze Übersicht über die verschiedenen Tools, die zur Verbesserung des Zeitmanagements zur Verfügung stehen, umfasst: 

• das klassisch Planen auf Papier
  • Terminkalender
  • Bullet Journal
  • Filofax 
  • To-Do-Listen 
• digitale Planungstools
  • Online Kalender
  • digitale Bullet Journals
  • digitale Planer
  • Kanban-Boards
  • Planungssoftware 
  • Projektmanagement-Tools

Die Vorteile von Tools zur Verbesserung des Zeitmanagements sind vielfältig. Sie können dir dabei helfen, Terminüberschneidungen zu vermeiden, priorisierte Aufgaben effektiv zu koordinieren und eine klarere Übersicht über die anstehenden Aufgaben und Projekte zu erhalten. Außerdem können sie dazu beitragen, dass du dich besser auf das Wesentliche konzentrierst und nicht so viel Zeit mit Nebensächlichkeiten verbringst. Denn Ziel ist es, die Zeit optimal zu nutzen und das Arbeits- und Privatleben effizienter zu gestalten.

Nachteile: Zum einen kann die Nutzung solcher Tools eine gewisse Einarbeitungszeit erfordern, die anfangs aufwendig sein kann. Außerdem können sie eine potenzielle Ablenkung darstellen, wenn du ständig zwischen verschiedenen digitalen Geräten wechselst, um Aufgaben zu notieren oder Kalendereinträge vorzunehmen. 

Fazit Zeitmanagement lernen: Was sind die besten Methoden?

Der Begriff Zeitmanagement bezieht sich auf die allgemeine Planung und Organisation von Zeit, um bestimmte Ziele zu erreichen. Die beste Zeitmanagement Methode variiert von Person zu Person, da jeder unterschiedliche Prioritäten und Anforderungen an seine Zeit hat. Allerdings gibt es einige bewährte Methoden, die dir helfen können, deine Zeit effizienter zu nutzen und dein gewünschtes Ziel zu erreichen.

Zu den besten Methoden gehört die simple Verwendung von To-Do-Listen sowie das Setzen von Prioritäten, um die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen. Zudem ist es hilfreich, regelmäßige Pausen einzuplanen, um den Geist frisch und fokussiert zu halten. 

Es ist wichtig, dass du dir klar vor Augen hältst, dass Zeitmanagement kein einmaliges Projekt ist, sondern eine fortlaufende Anpassung an deine sich stetig ändernden Bedürfnisse und Prioritäten im Leben. Daher solltest du offen für Experimente sein und ständig verschiedene Methoden ausprobieren. So kannst du herauszufinden, welche am besten für dich funktionieren. Durch kontinuierliches Lernen und Anpassen deiner Zeitmanagement-Strategien wirst du auf lange Sicht erfolgreicher und zufriedener sein.

(* Die hier verwendeten Abbildungen wurden mit Canva erstellt. Header: Pixabay / geralt)