Timeboxing – Produktiver arbeiten durch feste Zeitblöcke
Eine Methode, die dir helfen kann, dein Zeitmanagement sowie deine Produktivität zu verbessern, ist die sogenannte Timeboxing-Methode. Hierbei teilst du deine Arbeitsaufgaben in fest definierte Zeitblöcke ein. Innerhalb eines solchen Zeitblocks konzentrierst du dich ausschließlich auf dieses To-Do. Durch das Timeboxing hast du die Möglichkeit ganz ohne Ablenkung produktiv zu arbeiten und dich besser auf deine Aufgaben zu konzentrieren. Im folgenden Artikel schauen wir uns an, wie das Arbeiten mit Zeitblöcken funktioniert und was die Vor- sowie Nachteile dieser Methode sind.
Timeboxing: Definition
Timeboxes oder auch Zeitblöcke bestimmen eine festgelegte Dauer, die dir für die Erledigung einer Aufgabe zur Verfügung steht. Beim Timeboxing versuchst du innerhalb der begrenzten Zeit so viel wie möglich zu schaffen, ohne dich von Nebensächlichkeiten ablenken zu lassen. Daher lässt sich diese Methode auch als eine Technik zur Verbesserung von Zeitmanagement und Produktivität ansehen.
Denn Ziel ist es bei weniger Zeit mehr zu schaffen. Möglich ist das durch die Begrenzung der Zeit für die Erledigung einer Aufgabe: Die Konzentration verbessert sich und du kannst effektiver arbeiten.
Zeitmanagement im Arbeitsalltag optimieren: Wie funktioniert Timeboxing?
Du möchtest deine Arbeit so effizient wie möglich gestalten? Dann ist deinem Timemanagement besondere Beachtung zu schenken. Um mithilfe von Timeboxing deine verfügbare Zeit besser zu nutzen, teilst du diese in Blöcke ein, denen die höchste Priorität zugeteilt wird.
Wichtig: Plane realistisch! Durch die Einteilung in gewisse Zeitbegrenzungen – wie etwa bei der Pomodoro-Technik – schaffst du dir einen gewissen Zeitdruck, der helfen kann, deine To-Dos schneller zu erledigen. Dabei solltest du dir jedoch nicht zu viel vornehmen. Die Aufgaben sollten machbar sein, damit du deine Zeiteinteilung nicht überschreitest.
Was ist die Pomodoro-Technik?
Die Pomodoro-Technik ist eine Methode des Zeitmanagements, die kurze Sprints für das Erledigen von Aufgaben nutzt. Ein Sprint dauert dabei 25 Minuten, gefolgt von einer Pause von fünf Minuten. Jeder dieser Sprints wird als „Pomodoro“ bezeichnet. Nach vier solcher Abschnitte legst du eine längere Pause von 20 Minuten ein.
Während der Arbeitszeitfenster solltest du Unterbrechungen und Multitasking vermeiden. Das Ziel ist es, dass du in jedem Pomodoro eine aufgabenbezogene Arbeit priorisierst und dich vollständig darauf konzentriert.
Unterbrechnungen durch das Beantworten von Mails oder Telefonaten vermeidest du von Beginn an und widmest dich ausschließlich der zu erledigenden Aufgabe. Stelle dein Smartphone lautlos und lege es beiseite und teile deinen Kollegen und Mitbewohnern mit, dass du während deiner Fokuszeit nicht zu sprechen bist.
Das effiziente Erledigen deiner To-Dos in kurzer Zeit wirkt motivierend und schafft ein Gefühl von Erfolg. Eine Optimierung durch regelmäßiges Reflektieren und Neujustierung deiner Boxen ist jederzeit möglich – und sogar wünschenswert.
Unterschied: Harte und weiche Zeitboxen
Die TB-Methode findet oft Verwendung beim Projektmanagement, doch auch darüber hinaus kann sie dir helfen, Projekte und Aufgaben zu erledigen – egal, ob es sich um umfangreiche oder kürzere To-Dos dreht. Dabei unterscheidest du zwei Arten von Timeboxen: harte und weiche. Beide Varianten haben Vor- sowie Nachteile.
Harte Zeitboxen
Bei einer harten Timebox legst du eine bestimmte Zeit fest, in der du eine Aufgabe erledigst. Ein Überschreiten der Zeit und ein Verschieben deiner Deadline ist dabei nicht möglich. Solltest du wider Erwarten nicht fertig sein, wenn die Zeit endet, verlängerst du deinen Arbeitszeitraum nicht, sondern widmest dich stattdessen der nächsten Aufgabe.
Dies ist insbesondere sinnvoll, wenn du zu Perfektionismus neigst und oftmals einfach kein Ende finden kannst.
Weiche Zeitboxen
Im Gegensatz dazu steht die weiche Timebox. Diese ist deutlich flexibler, sodass du auch mal während der laufenden Box nachjustieren und die Zeit geringfügig überziehen kannst. Ist das Projekt oder deine Aufgabe noch nicht gänzlich abgeschlossen, obwohl der Block bereits beendet ist, kannst du noch ein paar Minuten dranhängen, um sicherzustellen, dass du das Ziel noch erreichst.
Dies bietet dir genug Spielraum für unerwartete Zwischenfälle. Weiche TB sind flexibel genug, um sich an Änderungen anpassen zu lassen.
Vorteile & Nachteile von Timeboxing
Egal, ob du dich für harte oder weiche Boxen oder für eine Mischung aus beiden entschließt, die Zeitmanagement-Methode bietet in beiden Fällen Vor- sowie Nachteile:
| Vorteile Timeboxing | Nachteile Timeboxing |
| Verbesserte Produktivität: TB hilft dabei, dass du dich auf eine Aufgabe konzentrieren kannst und Ablenkungen minimierst. | Schwierigkeit bei der Einhaltung des Zeitrahmens: Gerade zu Beginn kann es als schwierig empfunden werden, sich an den festgelegten Zeitrahmen zu halten – insbesondere bei komplexen Aufgaben oder bei unvorhergesehenen Problemen. |
| Bessere Zeitplanung: Indem du Aufgaben in bestimmte Zeitblöcke aufteilst, kannst du deine Zeit besser planen. Du wirst „gezwungen“, realistische Zeitpläne zu erstellen, da du dich lediglich auf die verfügbare Zeit beschränkst. | Eingeschränkte Flexibilität: TB gibt dir ganz genau vor, wann du was erledigst. Schau, dass du trotz dessen eine gewisse Flexibilität wahrst, die du benötigst, um auf unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen im Zeitplan zu reagieren (z. B. durch Pufferzeiten). |
| Höhere Motivation: TB kann dich motivieren ein konkretes Ziel in einer kurzen Zeitspanne zu erledigen. Dies sorgt für ein anschließendes Erfolgserlebnis. | Mögliche Überforderung: TB kann ebenfalls besonders zu Beginn dazu führen, dass du dich etwas überfordert fühlst – insbesondere, wenn du versuchst, zu viele Aufgaben in einer kurzen Zeit zu erledigen (Tipp: Achte auf ausreichende Pausen). |
| Reduzierte Entscheidungsprobleme: Da du bereits im Voraus entscheidest, wie viel Zeit du für eine Aufgabe hast, reduzierst du mögliche Entscheidungsprobleme, die entstehen können, wenn du dich zwischen verschiedenen Aufgaben entscheiden musst. | Einschränkungen bei kreativen Aufgaben: TB kann bei kreativen Aufgaben wie beim Schreiben oder Designen einschränkend wirken, wenn du dich dadurch gezwungen siehst, etwas zu erledigen, anstatt dir Zeit zu lassen – oder dir in diesem Moment die Inspiration fehlt. |
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung von Timeboxing in den Arbeitsalltag
- Lege deine Aufgaben fest, die du während eines Arbeitstages zu erledigen hast und erstelle eine To-Do-Liste. Notiere ebenfalls nach Möglichkeit, wie viel Zeit du für die jeweiligen Aufgaben in der Regel benötigst.
- Lege Prioritäten fest. Entscheide dich, welche deiner Aufgaben die höchste Dringlichkeit hat und was am ehesten zu erledigen ist. Wirkungsvoll sind hier sowohl die Eisenhower-Methode als auch das Pareto-Prinzip. Eine Unterteilung könnte auch nach Größe oder Schwere der einzelnen To-Dos stattfinden.
- Bestimme deinen Zeitrahmen. Für jede einzelne Aufgabe, die du erledigen musst, bestimmst du die Länge des jeweiligen Zeitblocks. Wichtig ist hierbei, dass du eine realistische Zeitvorgabe machst. Plane genügend Zeit ein, um die Aufgabe erledigen zu können, jedoch nicht zu viel, um dich darin zu verlieren.
- Erstelle einen Zeitplan. Mithilfe einer (digitalen) To-Do-Liste und den bereits priorisierten Aufgaben und Zeitvorgaben, erstellst du anschließend einen Zeitplan für jeden Tag. Dabei solltest du darauf achten die wichtigsten Aufgaben mit höchster Priorität als erstes zu erledigen, um Prokrastination zu vermeiden. Wichtig: Plane ausreichend Pausen und auch Pufferzeiten für Unvorhergesehenes ein.
- Verwende nach Möglichkeit Timemanagement-Tools. Aufgaben und Timetables in Kalender eintragen, bietet dir hier eine gute Übersicht. Darüber hinaus gibt es viele verschiedene digitale Tools, die sich je nach individuellem Interesse an deine Bedürfnisse anpassen lassen. Tracking Tools oder ein einfacher Timer helfen dir, die Zeit im Auge zu behalten und Timeboxen nicht zu überschreiten.
- Behalte deine Fortschritte im Auge. Mach dir immer wieder bewusst, was du bereits geschafft hast. Durch das Unterteilen von großen Aufgaben und Projekten in Teilaufgaben, erkennst du auch kleine Erfolge. Stellst du fest, dass du mehr Zeit für eine Aufgabe benötigst, kannst du zukünftige Boxen an deine Bedürfnisse anpassen.
- Halte dich an deine erstellten Zeitpläne. Behalte dafür die Zeit genau im Auge, beispielsweise mit einem Timer. Dadurch, dass du dich an die vorgegebenen Boxen hältst, stellst du sicher, dass du Deadlines nicht überschreitest und produktiv bleibst. Darüber hinaus kannst du durch eingebaute Pufferzeiten auch flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren.
Wie du flexible Zeitpläne erstellst, um unvorhergesehene Ereignisse zu berücksichtigen
Flexibilität ist wichtig, wenn ungeplante Ereignisse eintreten und du dich schnell auf eine neue Situation einstellen musst. Insbesondere die weiche Timebox bietet dir die Möglichkeit, dass du dich zum einen nicht zu sehr von den geplanten Aufgaben ablenken lässt, zum anderen jedoch noch genügend Zeit für unerwartete Aufgaben hast. Eine Mischung aus weichen und harten Boxen – die bei wichtigen Aufgaben die Dauer begrenzen und ein fixes Ende setzen – bietet eine gute Wahl, um im Tagesverlauf Flexibilität zu gewährleisten.
Weiterhin ist es wichtig, dass du ausreichen Zeitpuffer einplanst – etwa zwischen einzelnen Boxen. Dieser Puffer nützt dir beispielsweise, wenn du eine weiche Zeitbox einmal überziehen musst oder wenn eine spontane Aufgabe zwischengeschoben werden muss. Bedenke: Plane neben arbeitsbezogenen Puffern auch Ruhezeiten und Pausen mit ein. Eine regelmäßige Erholung ist wichtig, damit du weiterhin produktiv bleibst. Hier bietet sich beispielsweise die Batching-Methode an.
Was ist Batching?
Batching bedeutet, dass du ähnliche Aufgaben zusammenfasst und in einer bestimmten Zeit abarbeitest. Dadurch lässt sich diese Methode der Organisation hervorragend mit dem Timeboxing kombinieren.
Fazit: Eignet sich Timeboxing für mich?
Timeboxing ist eine Technik, die sich für jeden eignet, der regelmäßige Meetings oder Projektmanagement betreibt und sich auf seine Arbeit konzentrieren muss, ohne ein Unterbrechen – beispielsweise von Anrufen oder E-Mails. Es hilft dir, dich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren und die zur Verfügung stehende Zeit zu priorisieren, abzuschätzen und in Zeitblöcke zu unterteilen. Dadurch erhältst du eine bessere Kontrolle über den Zeitaufwand beim Arbeiten.
Auch erfolgreiche Personen wie Bill Gates und Elon Musk verwenden diese Technik, um ihre produktive Zeit weiter zu optimieren. Timeboxing ist eine effektive Methode und vergleichbar mit dem Stundenplan in der Schule, den du dir in diesem Fall jedoch selbst zusammenstellst, um das beste aus deiner Zeit herauszuholen. Du entscheidest, wann du welchen Zeitblock setzt.
Bist du eine Personen, die sich gerne in Aufgaben verrennt und zum Perfektionismus neigt? Dann bietet sich eine Beschränkung der verfügbaren Zeit durchaus für dich an. Durch den selbst auferlegten Zeitdruck, schaffst du dir eine Motivation, die jeweiligen To-Dos zeitig zu erledigen. Insbesondere bei „Fleißaufgaben“ bietet sich diese Methode an.
Bist du jedoch in einem künstlerischen Beruf tätig, der auf Inspiration angewiesen ist, die nicht immer auf Knopfdruck kommt, könnte die Wahl von weichen Timeboxen für dich sinnvoll sein. Oder teste diese Methode beispielsweise erst einmal an organisatorischen Aufgaben im Alltag, bei denen es sich anbietet.
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(* Die hier verwendeten Abbildungen wurden in / mit Canva erstellt.)
