Selbstorganisation lernen – Gut organisieren & Effizienz verbessern

Eine gute Selbstorganisation ist nicht nur für den Job wichtig, sondern kann auch Zeitfressern in unserem Alltag entgegenwirken. Aufgaben und Termine gut organisieren zu können, ist jedoch nicht jedem in die Wiege gelegt. Doch Selbstmanagement ist erlernbar. Dieser Artikel soll dir zeigen, wie du mit ein paar einfachen Tipps und Tricks eine optimale Organisation und weniger Stress in Alltag und Beruf bringen kannst. Warum ist es wichtig beispielsweise beim Lernen oder in anderen Gebieten deines Lebens einen genauen Überblick zu behalten? Hier erfährst du es.

Der Begriff: Selbstorganisation

Unter Selbstorganisation verstehen wir die Fähigkeit sich selbst sowie alle seine Aufgaben und Termine selbstbestimmt zu planen, ohne auf Vorgaben, Anweisungen oder eine andere Art von Kontrolle anderer angewiesen zu sein. Selbstorganisation und Zeitmanagement spielen nicht nur im Beruf eine wichtige Rolle, sondern auch in unserem Alltag – egal, ob es das Koordinieren von Arztterminen ist oder wann Hausputz, Einkauf und Freizeitaktivitäten am besten unter einen Hut gebracht werden.

Dabei sollten Flexibilität und Anpassungsfähigkeit nicht vernachlässigt werden, da diese Dinge entscheidend dafür sind, auf Veränderungen zu reagieren, die durch andere Faktoren verursacht werden, ohne dass der komplette Ablaufplan zum Scheitern verurteilt ist – wie etwa durch eine verspätete Bahn oder den Ausfall des Babysitters. 

Warum ist Selbstorganisation wichtig?

Durch eine durchdachte Planung von Abläufen wird der erste Schritt in Richtung Eigenverantwortlichkeit und Selbstbestimmung gelegt. Die Folge: Eine nachhaltige Erledigung anstehender Aufgaben und mehr Freizeit, die du aktiv gestalten kannst. 

Doch nicht nur im Privatleben lohnt sich die Verbesserung des eigenen Managements. Auch für den beruflichen Erfolg können positive Effekte anstehen: Die Gestaltung von Abläufen im Beruf besitzt je nach Position und Befugnissen eine gewisse Wichtigkeit und Dringlichkeit. Eine durchdachte Zeitplanung sorgt nämlich dafür, dass dir andere nicht erst deine Aufgaben aufzeigen müssen. Das führt oftmals zu Erfolgserlebnissen, die sich positiv auf deinen Selbstwert auswirken können. 

Zeit sparen

Der größte Vorteil liegt, wie bereits erwähnt, in der Zeitersparnis. Wenn wir unsere To-Dos und Termine priorisieren und gut durchstrukturieren, können wir sie effektiver und auch effizienter bearbeiten. Dadurch, dass du nicht auf die Vorgaben anderer angewiesen bist, verfügst du über eine große Entscheidungsgewalt, welchen Ablauf im Beruf und Privatleben du vornimmst.

Die Priorisierung liegt zu einem nicht zu unterschätzenden Anteil bei dir selbst – und somit auch die zeitliche Einteilung. Im besten Fall werden durch eine solche Arbeitsweise unnötige Meetings und Unterbrechungen vermieden. Das spart am Ende nicht nur Zeit, sondern auch Energie – bei dir, deinen Kollegen und deinen Vorgesetzten. Gleichzeitig behältst du einen deutlich besseren Überblick über Projekte und einzelne Aufgaben.

Stress reduzieren

Ein weiterer Vorteil der Selbstorganisation liegt darin, dass du Stress in Alltag und Beruf spürbar reduzieren kannst. Denn wenn die Dinge, die uns erwarten, bereits im Vorfeld feststehen und gut getimed sind, haben wir ein Gefühl von Strukturiertheit und Kontrolle. Sowohl über die Aufgaben an sich als auch über den damit zusammenhängenden Zeitplan. Das sorgt oftmals für mehr Entspannung und Gelassenheit bei der Aufgabenbewältigung. 

Ziele erreichen & Selbstvertrauen durch Erfolge steigern

Wenn wir Ziele erreichen wollen, um im Leben voran zu kommen, ist eine gute Planung essentiell. Nicht nur durch das Einhalten fester Zeitpläne, auch schon durch das Bewerkstelligen kleiner Aufgaben, verspüren wir einen Ansporn am Ball zu bleiben. Dies führt langfristig zu Erfolgen und schließlich zu einem Anwachsen des Selbstvertrauens. Durch unterschiedliche Methoden lernen wir, uns selbst und unserem Können zu vertrauen und immer besser einschätzen zu können, wie kleinere und größere Ziele effizient erfüllt werden können.

Selbstorganisation lernen – 8 Tipps für eine bessere Struktur im Alltag

Fällt es dir schwer, Selbstorganisation zu lernen? Und wie funktioniert Selbstorganisation eigentlich? Die folgenden Tipps sollen dir helfen, deine Organisation im Leben zu optimieren:

1. Reflektiere dich selbst

Für eine gute Selbstorganisation, ist es essentiell, dich selbst zu reflektieren. Nimm dir regelmäßig Zeit, um dein Verhalten zu analysieren. Frage dich selbst, wie du deine Zeitorganisation besser gestalten kannst und was deine Stärken und Schwächen sind. 

Überlege dir, wie du dich selbst motivieren kannst, um deine gesteckten Ziele zu erreichen. Es ist ebenso wichtig zu überprüfen, ob deine derzeitigen Routinen und Arbeitsstrategien effektiv sind oder Optimierungsbedarf besteht. Zieh hierfür gegebenenfalls auch eine Organisationsberatung oder das Feedback von Kollegen und Freunden in deine Analyse mit ein.

2. Gut organisieren durch Aufschreiben: Liste für jeden Tag

Mach dir bewusst, welche Dinge erledigt werden sollten. Denn eine der effektivsten Methoden, um Selbstorganisation zu lernen, besteht darin, Pläne zu erstellen. Durch das Schreiben von (digitalen) To-Do-Listen kann nicht nur die Selbstorganisation am Arbeitsplatz, sondern auch die im privaten Leben optimiert werden. Denn durch Listen und Pläne werden selbst einzelne Punkte nicht aus den Augen verloren und du konzentrierst dich auf das Wesentliche.

Um Aufgabenlisten zu erstellen eignen sich einzelne Zettel meist genauso gut wie Notizbücher, Kalender oder Bullet Journals. Durch die Verwendung von Monats-, Wochen- und Tagesplänen stellst du sicher, dass deine Zeit bestmöglich genutzt und nichts Wichtiges vergessen wird – egal, ob du auf Papier planst oder digitale Planer verwendest. Ist eine Aufgabe erledigt, kannst du diese abhaken.

3. Dinge erledigen: Ziele und Deadlines festlegen

Eine Deadline steht in drei Wochen an? Dann hast ja noch Unmengen an Zeit dafür! Diese Einstellung führt nicht selten zur Prokrastination. Lege daher bereits im Vorfeld fest, wann du die anstehende Aufgabe erledigen willst. Lieber früher fertig sein, als am Ende unter Zeitdruck zu geraten ist hier die Devise.

Um deine Selbstorganisation in diesem Punkt zu optimieren, ist es sinnvoll, dass du dir Ziele und eigene Zeitpunkte setzt, wann du fertig sein willst. Kommt dann wider Erwarten etwas Unvorhergesehenes dazwischen, besteht ausreichend Puffer, damit du dir keinen Stress machen musst. Setze dir daher realistische Zeile. 

4. Seit produktiv und vermeide unnötige Ablenkung

Noch einmal schnell etwas prüfen und schließlich drei Stunden auf Youtube süße Tiervideos anschauen anstatt der To-Dos nachzukommen – wer kennt es nicht? Oder noch kurz durch Social Media scrollen? Klassiker! Um effizienter zu arbeiten, empfiehlt es sich daher, sämtliche Ablenkung für den Arbeitsprozess zu verbannen. Dadurch fällt die Konzentration auf das Wesentliche deutlich leichter.

Dazu zählt nicht nur, dass du deinen Mitbewohnern oder Kollegen sagen könntest, dass du die nächsten zwei Stunden nicht gestört werden möchtest und dass du dein Handy lautlos stellst und in eine Schublade verbannst – vorzugsweise am anderen Ende des Zimmers. Auch durch das Schaffen von Ordnung durch das Aufräumen deines Arbeitsplatzes wird eine angenehme und deutlich entspanntere Arbeitsatmosphäre geschaffen. Es ist wichtig, sich ein Arbeitsumfeld zu kreieren, in dem du dich wohlfühlst und wo du dich auf deine Aufgaben konzentrieren kannst. Denn dort, wo du dich wohlfühlst, verbringst du auch gerne Zeit und verbindest diese positive Einstellung gleichzeitig mit den anstehenden To-Dos.

5. Prioritäten setzen

Was ist wichtig oder nicht wichtig? Wenn du eine Liste für jeden Tag erstellst, kannst du anhand dieses Plans deine anstehenden Erledigungen direkt nach Wichtigkeit sortieren. Denn Prioritäten zu setzen wirkt sich in direktem Maße auf das eigene Zeitmanagement aus. Wenn du Aufgaben schriftlich festhältst, frage dich, welche Aufgaben die höchste Dringlichkeit haben – welche haben wiederum noch mehr Zeit?

Eisenhower-Methode

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode, die dabei helfen kann. Das Prinzip ist einfach: Aufgaben werden danach priorisiert, wie dringend und wichtig sie sind. Es gibt vier Kategorien:

Die Aufgaben werden dann in diese Kategorien unterteilt und entsprechend priorisiert. 

Ein solcher Tagesplan kann hilfreich sein, sich auf das Wesentliche zu fokussieren und unwichtige Aufgaben in den Hintergrund zu stellen, anstatt sich darin zu verlieren. Das kann helfen, leichter Stress zu vermeiden und die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu erledigen. Tipp: Beginne nach Möglichkeit mit der Aufgabe, die die höchste Priorität hat, da du diese Aufgabe andernfalls den ganzen Tag über gedanklich mit dir herumschleppst. 

6. Unterteile umfangreiche Aufgaben in kleinere Teilaufgaben

Um besser zu organisieren, ist es oftmals sinnvoll, große Aufgaben auf deiner To-Do-Liste in mehrere kleine Aufgaben zu unterteilen. Nicht selten stehen wir zu Beginn eines großen Projektes extrem unter Druck, da wir alles richtig machen wollen. Der Erfolgsdruck ist hoch und wir wissen gar nicht, wo wir eigentlich beginnen sollen. Ganz nach dem „Salami-Prinzip“ ist es daher von Vorteil die große und komplexe Aufgabe in mehrere kleine Teilaufgaben zu schneiden. So wirkt das Projekt direkt weniger einschüchternd und du kannst eine eigene Struktur festlegen.

Arbeite eine Aufgabe nach der anderen ab (kein Multitasking!). Durch das Erreichen von Teilzielen und das Würdigen von kleinen Erfolgen zwischendurch sorgt für ein positives Gefühl, das dich dazu anspornt, auch die nächste Etappe in Angriff zu nehmen. Durch einen geregelten Zeitplan und realistische Zwischenziele, weißt du immer wann was genau zu tun ist, ohne in Stress zu geraten. 

7. Arbeite effizient: Puffer- & Pausenzeiten einplanen

Bewusst Zeit für etwas nehmen ist sinnvoll, um sich optimal damit auseinander setzen zu können. Vergiss daher eine ausreichende Pausen- und Pufferzeit nicht in deiner täglichen Planung. Schon ein paar Minuten Pause, die du mit entspannten Aktivitäten oder etwas Sport für eine erhöhte Sauerstoffaufnahme verbringst, können dir helfen, deine Gedanken zu entspannen und danach mit frischer Konzentration ans Werk zu gehen.

Doch nicht nur Pausen für die geistige Entspannung sind wichtig. Pufferzeiten helfen dir darüber hinaus, Unvorhergesehenes in deine Abläufe einbinden zu können, ohne dass sie dir den Zeitplan ruinieren. Weiterhin ist es nicht selten, dass wir von einer Aufgabe denken, dass sie viel schneller erledigt ist, als sie es am Ende wirklich ist. Um Aufgaben zu erledigen, bietet es sich daher an, großzügig und nicht zu engmaschig zu planen.

8. Dranbleiben, Routinen entwickeln & Erfolge feiern

Routinen entwickeln sich nicht von gestern auf heute. Um langfristig Erfolg zu haben, ist Dranbleiben erforderlich. Lass dich nicht entmutigen, auch wenn es einmal Rückschläge gibt. Mach einfach weiter. Nach und nach wirst du die Erfolge sehen – und diese gilt es gebührend zu würdigen.

Was für eine gute Organisation weiterhin hilfreich sein kann: Bringe Routinen in dein Leben, die auf den ersten Blick nichts mit Aufgabenorganisation zu tun haben. Lege eine Morgenroutine fest. Starte beispielweise mit Yoga oder einer Morgenmeditation. Starte am besten täglich zur gleichen Zeit mit der Erledigung deiner To-Dos. Das hilft dir dabei eine feste Struktur in deinen Alltag zu integrieren. 

Fazit: Wie du dein Zeitmanagement verbesserst

Ein gutes Zeitmanagement hat oftmals Erfolgserlebnisse zur Folge – nicht nur im beruflichen Kontext, auch im privaten. Das führt langfristig zu einem produktiveren Leben. Du kannst deine Zeit effektiver nutzen und hast dadurch deutlich mehr Freiheiten für Dinge, die dir Spaß machen, Hobbys, Freunde und Freizeit. 

Um dies zu erreichen, solltest du dir deiner Ziele und Prioritäten bewusst sein. Definiere sie klar und setze dir immer realistische Zeitvorgaben, um dich nicht selbst unter Druck zu setzen. Weiterhin ist es wichtig, deine Pläne jederzeit zu überprüfen, erledigte Dinge abzuhaken, To-Do-Listen zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen. Das stellt sicher, dass du jederzeit einen genauen Überblick behältst.

Organisationstools können ebenfalls hilfreich sein, eine bestmögliche Planung zu erreichen. Egal, ob Kalender-App, Notizbuch oder einfacher Zettel, nutze das Tool, das deinen individuellen Bedürfnissen entspricht und mit dem du am besten arbeiten kannst. So fällt es dir leichter, dranzubleiben und über die Zeit neue Routinen zu entwickeln, die langfristig deine Selbstorganisation optimieren.

(* Die hier verwendeten Abbildungen wurden in / mit Canva erstellt. Header: Pexels / Karolina Grabowska)