Pareto-Prinzip: 80-20-Regel für mehr Effizienz
Das Pareto-Prinzip oder die 80-20-Regel ist eine bewährte Strategie für mehr Effizienz im Zeitmanagement. Die Regel besagt, dass 80 Prozent des Ertrags durch nur 20 Prozent des Aufwands erzielt werden können. Das bedeutet, dass Fokus und Priorisierung bei dieser Methode entscheidend sind. Durch Konzentration auf die Elemente der Arbeit, die den meisten Erfolg bringen, kannst du Zeit sparen und gleichzeitig den Ertrag steigern. Dies ist jedoch auch mit Kritik und Gefahren verbunden. Das Pareto-Prinzip funktioniert in vielen Bereichen des Lebens, von Arbeit bis hin zur Freizeitgestaltung. In diesem Artikel erfährst du, wie du es für dich nutzen kannst und was du dabei berücksichtigen solltest.
Das Pareto-Prinzip nach Vilfredo Pareto
Das Pareto-Prinzip (auch als 80/20-Regel bezeichnet) besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit lediglich 20 Prozent des Einsatzes erledigt werden können. Die Formel ist benannt nach dem Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto, der ebenso italienischer Ingenieur der 1800er Jahre war. Er fand heraus, dass in Italien eine kleine Minderheit von etwa 20 Prozent der Bevölkerung etwa 80 Prozent des Volksvermögens kontrollierte, während die verbleibenden 80 Prozent der Bevölkerung nur etwa 20 Prozent des Vermögens besaßen.
Bei Anwendung des Pareto-Prinzips auf Arbeitsaufgaben bedeutet dies, dass du bereits 80 Prozent der Arbeit mit lediglich 20 Prozent der Anstrengung erledigen kannst. Die verbleibenden 20 Prozent der Arbeit erfordern allerdings 80 Prozent des Einsatzes.
Wichtig: Bei dem Verhältnis von 80 zu 20 handelt es sich lediglich um Richtwerte, die nicht immer genau dieser Zahl entsprechen müssen.
Weitere Beispiele der 80-20-Regel
Die 80-20-Regel besagt also, dass in vielen Situationen etwa 80 Prozent der Ergebnisse aus nur 20 Prozent Einsatz stammen. Diese Regelung erweist sich in einer Vielzahl von Lebensbereichen als nützlich. Schauen wir, welche weiteren Beispiele sich für die Anwendung dieser Regel in der Praxis finden lassen:
Pareto-Prinzip im Alltag & Haushalt
Ein alltägliches Beispiel für die Anwendung der 80/20-Regel findest du etwa in der Küche. Betrachtest du das Geschirr in die Spülmaschine, stellst du vielleicht fest, dass etwa 80 Prozent der Fläche von nur 20 Prozent der Gegenstände eingenommen werden. Dies kannst du nutzen, indem du den Raum in der Spülmaschine optimierst, um auch den restlichen Platz effektiver zu nutzen.
Ein weiteres Beispiel ist der Kleiderschrank. Oftmals tragen wir rund 80 Prozent unserer Zeit nur etwa 20 Prozent unserer gesamten Kleidung. Den Rest tragen wir gar nicht bis selten – beispielsweise zu besonderen Anlässen. Durch regelmäßiges Aussortieren und gezieltes Einkaufen neuer Kleidung können wir daher nicht nur Platz im Schrank sparen, sondern auch Geld. Grund: Wir investieren dann nur in Kleidung, die wir auch tatsächlich tragen.
80-20 Regel im zwischenmenschlichen Bereich
Auch im Bereich der zwischenmenschlichen Beziehungen kann die 80/20-Regel Anwendung finden. Denk einmal an deine Kontakte bei WhatsApp und Co. Zu einer großen Wahrscheinlichkeit hast du hier mit nur etwa 20 Prozent der gespeicherten Personen regelmäßig Kontakt. Mit den restlichen 80 Prozent kommunizierst du nur selten oder gar nicht. Dies kann dazu führen, dass man seine Prioritäten im sozialen Leben überdenkt und sich auf die wirklich wichtigen Kontakte konzentriert.
Gesellschaftliches Beispiel für die Pareto-Regel
Das Pareto-Prinzip findet ebenso in der Gesellschaft Anwendung. Denn etwa 80 Prozent der Bevölkerung besitzen lediglich 20 Prozent des Gesamtvermögens, während die reichsten 20 Prozent rund 80 Prozent des Gesamtvermögens besitzen. In diesem Kontext zeigt die Regel, wie ungleich der Wohlstand auf der Welt verteilt ist und kann als Diskussionsgrundlage für politische und soziale Fragen dienen.
80-20 im Arbeitsumfeld
In einem Unternehmen kann das Pareto-Prinzip bedeuten, dass rund 80 Prozent des Umsatzes von 20 Prozent der Kunden generiert werden – beispielsweise, wenn es sich hierbei um Großkunden handelt. Aber auch, dass etwa 80 Prozent der Arbeitszeit auf 20 Prozent der Aufgaben entfällt.
Insgesamt verdeutlichen die genannten Beispiele die weitreichende Anwendbarkeit der 80/20-Regel in unterschiedlichsten Lebensbereichen. Das zeigt uns, dass sie ein hilfreiches Instrument sein kann, um die eigenen Prioritäten und Ressourcen effektiver zu nutzen.
Kritik und Nutzen des Pareto-Prinzips
Das Pareto-Prinzip ist besonders hilfreich, wenn eine Deadline kurz bevorsteht und großer Termindruck herrscht. Es hilft bei der Planung von Arbeitsaufgaben und Ressourcenmanagement, da es auf eine ungleiche Verteilung der Arbeitsbelastung hinweist.
Indem du die anfänglichen 20 Prozent effektiver einsetzt, lassen sich Zeit und Energie, die für 80 Prozent der Aufgaben notwendig sind, optimieren. Das Pareto-Prinzip ist daher besonders nützlich, um die Zeiteffizienz in Arbeitsabläufen zu optimieren, bei denen von vornherein feststeht, dass du die 100 Prozent in der zur Verfügung stehenden Zeit nicht erreichen kannst. Du fokussierst dich daher auf das Wesentliche, um ein vorzeigbares Ergebnis in der Kürze der Zeit präsentieren zu können.
Du musst bist morgen eine wichtige Präsentation vorbereiten. Da dir die Zeit fehlt, bis dahin Feedback und Input sämtlicher Mitarbeiter einzuholen und daraus eine anschauliche Präsentation zu entwickeln, konzentrierst du dich auf das Wesentliche. Wende dich lediglich an eine involvierte Person – etwa den Projektmanager, der den besten Überblick hat – und besorge dir die Kerninformationen, die du benötigst. So kannst du zwar keine 100 Prozent erreichen, aber die 80 Prozent erzielen in der Kürze der zur Verfügung stehenden Zeit ein durchaus zufriedenstellendes Ergebnis.
Beispiel
Fehlinterpretation der 80/20-Regel
Oftmals besteht die Gefahr, dass das Prinzip falsch interpretiert wird. Ein Hauptkritikpunkt der 80/20-Annahme ist, dass es nicht möglich ist, alles zu schaffen, was erledigt werden muss, wenn du dich ausschließlich darauf verlässt. In vielen Fällen müssen allerdings alle Aufgaben bewältigt werden – auch die übrigen 20 Prozent, die mit den 80 Prozent den Großteil des Aufwandes bedeuten.
Weiterer Nachteil: Es besteht die Gefahr, sich auf den erreichten Erfolgen auszuruhen. Reichen doch bereits 80 Prozent des Ertrags für ein zufriedenstellendes Ergebnis aus, lockt die Vorstellung, die übrigen 80 Prozent seiner Zeit mit „schöneren“ Dingen zu verbringen. Die Annahme, dass das Wesentliche bereits erledigt ist, kann zu einer vernachlässigten Haltung führen. Die weitere Verbesserung oder das Streben nach einer vollständig erledigten Aufgabe wird dadurch gehemmt. Nicht selten sind gerade die letzten 20 Prozent der Dinge unerlässlich, wenn auch nicht von höchster Priorität – wie das Beantworten von E-Mails oder andere organisatorische Dinge.
Tipp: In Bezug auf die Priorisierung deiner Aufgaben informiere dich über das Eisenhower-Prinzip. Dies kann dir ebenfalls helfen, ein besseres Zeitmanagement zu erlangen. Techniken wie die Batching-Methode oder Timeboxing können ebenfalls gute Optionen bieten, deine Selbstorganisation zu optimieren.
Was ist die Yerkes-Dodson-Kurve?
Die Yerkes-Dodson-Kurve (auch als „U-Kurve der Leistung“ bezeichnet) ist ein psychologisches Modell, das im Jahr 1908 von den Forschern Robert M. Yerkes und John D. Dodson entwickelt wurde. Es beschreibt den Zusammenhang zwischen Erregungsniveau und Leistung im Zeitverlauf.
Im Laufe der Zeit nimmt die Produktivität zunächst zu, erreicht einen Scheitelpunkt und nimmt danach wieder ab. Dies bedeutet, dass zu Beginn einer Aufgabe die Leistungsfähigkeit des Individuums steigert. Wenn jedoch der Erregungsgrad weiterhin zunimmt, kann dies zu Stress führen und die Produktivität ab einem gewissen Punkt sinken lassen.
Sowohl Pareto-Effekt als auch Yerkes-Dodson-Kurve sind miteinander verbunden. Denn das Pareto-Prinzip weist darauf hin, dass es am effektivsten ist, wenn du dich – etwa bei Zeitdruck – auf die wichtigsten 20 Prozent der Aufgaben konzentrierst, um 80 Prozent der Ergebnisse zu erzielen. Die Yerkes-Dodson-Kurve legt dir nahe, dass die Leistungsoptimierung in diesem Bereich ein Gleichgewicht erfordert. Erregung oder Stress solltest du daher auf einem optimalen Niveau halten, um deine Leistung zusätzlich zu maximieren.
Einfach erklärt: Pareto-Prinzip anwenden
Wie kannst du das Prinzip für dich anwenden? Einfach erklärt bedeutet es, dass du durch die Konzentration auf die 20 Prozent der wichtigsten Aufgaben weit mehr erreichen kannst als durch das bloße Abarbeiten von vielen, eher unwichtigen Aufgaben. In der Arbeitswelt ist eine effiziente Arbeitsweise sehr gefragt – der Großteil der Personalverantwortlichen erwartet neben einer selbstständigen Arbeitsweise auch ein gutes Zeitmanagement und anpassungsfähige Prioritäten. Um dies zu erreichen, können Techniken wie das Delegieren von Aufgaben oder eine Neustrukturierung sinnvoll eingesetzt werden.
ABC-Analyse nutzen
Ein Anwendungsbeispiel für die Pareto-Regel ist die ABC-Analyse. Hierbei werden Aufgaben in drei Kategorien eingeteilt: A-Aufgaben sind die wichtigsten und dringendsten, gefolgt von B-Aufgaben, die auch wichtig sind, aber weniger dringlich und schließlich C-Aufgaben, die am wenigsten wichtig und am wenigsten dringlich sind. Um effizient arbeiten und die Pareto-Regel für dich anwenden zu können, solltest du die A-Aufgaben zuerst erledigen, danach die B-Aufgaben und zuletzt die C-Aufgaben.
Indem du deine Aufgaben nach dieser Methode priorisierst und strukturierst, kommst du der 80/20-Regel näher, indem du effizienter arbeitest und so mehr erreichen kannst. Durch das Delegieren von weniger wichtigen oder weniger dringlichen Aufgaben an andere Personen oder das Verschieben von diesen nach hinten, konzentrierst du dich auf die wichtigsten Aufgaben und kannst so die Pareto-Regel für dich nutzen. Zeitmanagement ist ein wichtiger Faktor für den beruflichen Erfolg und die Anwendung der Pareto-Regel kann helfen, diesen Erfolg zu erreichen.
Fazit: Pareto Prinzip als Zeitmanagement-Methode für mehr Effizienz
Das Pareto Prinzip stellt eine wirkungsvolle Zeitmanagement-Methode dar, um mehr Effizienz in unserer Arbeitsweise zu erreichen. Dieses Prinzip zeigt uns, dass oftmals nur 20 Prozent des gesamten Aufwands nötig sind, um 80 Prozent der gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Somit lässt sich feststellen, dass ein wesentlicher Teil unserer Zeit in Aufgaben investiert wird, welche einen relativ geringen Nutzen bringen. Durch das Anwenden des Pareto Prinzips lernst du, die eigenen Ressourcen besser einzusetzen und damit den Aufwand effektiver zu nutzen.
Die Arbeitsweise auch über ein gutes Zeitmanagement hinaus zu optimieren und sich fokussiert auf die wesentlichen Tätigkeiten zu konzentrieren, sind entscheidende Faktoren für den Erfolg in unserem beruflichen und privaten Leben. Indem du bewusst diese 20 Prozent des gesamten Aufwands identifizierst und priorisierst, kannst du deine Zeit sinnvoller nutzen und somit deine Produktivität und Effizienz deutlich steigern.
Doch Vorsicht: Dieses Prinzip soll dir keinesfalls den Anlass geben, dich auf den 80 Prozent des Ergebnisses auszuruhen. Das Streben nach einem bestmöglichen Ergebnis sollte nach Möglichkeit nicht vernachlässigt werden.
Doch der bewusste Umgang mit der Zeit, die du in die verschiedenen Aufgaben investierst, trägt wesentlich dazu bei, deine anvisierten Ziele schneller und effektiver zu erreichen.
(* Die hier verwendeten Abbildungen wurden mit Canva erstellt. Header: Pixabay / Pexels)
