Batching Methode – Produktivität & Zeit sparen durch das Zusammenlegen von Aufgaben

Wer kennt es nicht? Die To-Do-Liste erscheint unendlich lang und die Zeit knapp bemessen. Oftmals führt dies zu Stress und Unkonzentriertheit bei der Arbeit. Doch es gibt eine Strategie, mit der du mehr Produktivität und konzentriertes Arbeiten erzielen kannst: das sogenannte „Batching“. Dabei sammelst du Aufgaben, die einander ähneln (gewissermaßen als Aufgabenstapel) und arbeitest sie nacheinander ab. Das spart nicht nur Zeit, sondern fördert auch die Konzentration und bringt dich in deinen Flow. In diesem Artikel erfährst du, wie die Batching-Methode funktioniert und welche Vorteile sie mit sich bringen kann.

Was ist Batching und wie es funktioniert

Die Batching Methode (auch Task Batching oder Batch Tasking genannt) ist eine Möglichkeit, um produktiver zu arbeiten. Beim Batching bündelst du gleichartige Aufgaben in einem „Stapel“. Diese kannst du dann nacheinander in einem bestimmten Zeitrahmen abarbeiten. So kannst du beispielsweise festlegen, Mails zu sammeln und einmal am Tag zu beantworten. Das nimmt weniger Zeit während des Daily Business in Anspruch, als sie jedes Mal unmittelbar nach dem Eintreffen zu bearbeiten. 

Batching lässt dich eine Menge Zeit sparen und kannst dich voll und ganz auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren, da du nicht ständig von anderen Dingen unterbrochen wirst und dich nicht immer wieder neu in die einzelnen To-Dos einarbeiten musst. Es empfiehlt sich, einen bestimmten Zeitrahmen für das Batchen zu wählen, um innerhalb des Arbeitstages die Arbeitszeit besser aufzuteilen. Die Kombination mit der Timeboxing Methode bietet sich daher optimal an. So bleibt am Ende des Tages mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben und Freizeit.

Informiere dich zudem über das Eisenhower-Prinzip, um einen etwas anderen Ansatz über die Priorisierung deiner Aufgaben zu erhalten. Auch das Pareto-Prinzip (auch 80/20-Regel) bietet einen wirkungsvollen Ansatz.

Produktivität steigern: Vorteile von Batching

Das Zusammenfassen von Aufgaben, To-Dos und Terminen (wenn möglich) kann dabei helfen, die Produktivität zu steigern und das Zeitmanagement zu optimieren. Da bei der Stapelverarbeitung von Aufgaben ähnliche oder gleiche Aufgaben zusammen erledigt werden, kannst du dich besser auf die jeweiligen Aufgaben konzentrieren und lässt dich nicht so schnell von anderen Tätigkeiten ablenken oder unterbrechen. 

Mental kann die Methode helfen, produktiver zu arbeiten, da du nicht ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herwechselst, sondern dich auf eine Sache fokussierst. Besonders bei wiederkehrenden Aufgaben kann Batching dazu beitragen, mehr Zeit zu sparen und deinen Workflow besser zu strukturieren.

Beispiel: Lege einen bestimmten Zeitrahmen am Tag fest, den du für Meetings freihältst, eine Fokuszeit, in der du dich ganz deinen jeweiligen Aufgaben ohne Störungen von außen zuwendest. Lege einen Zeitraum fest, in dem du gebündelt alle deine E-Mail beantwortest.

Die Vorteile des Batchings auf einen Blick:

1. Effizienzsteigerung: Durch das Zusammenfassen von ähnlichen Aufgaben kannst du deine Zeit effizienter nutzen. 
2. Reduzierung von Unterbrechungen: Du verringerst die Anzahl der Unterbrechungen – wenn du etwa mehrere Anrufe direkt nacheinander erledigst, musst du nicht jedes Mal das aktuelle Projekt unterbrechen, um einen neuen Anruf zu tätigen.
3. Verminderung von Prokrastionation: Du kannst durch Batching nicht nur produktiver und effektiver arbeiten, auch die Wahrscheinlichkeit, dass du Aufgaben aufschiebst (Prokrastination), kann sich verringern.
4. Erhöhung der Fokussierung: Wenn du deine Aufgaben in Batches gruppierst, kannst du dich besser auf jede Aufgabe konzentrieren und deine Produktivität steigern.
5. Verbesserte Priorisierung: Wenn du ähnliche Aufgaben bestmöglich zusammenfasst, kannst du deine Prioritäten besser umsetzen und sinnvoller planen, wann du welche Aufgaben erledigen musst.
6. Stressreduzierung: Durch das Batching kannst du deine Arbeitsbelastung besser bewältigen und Stress reduzieren. Denn wenn du dich auf eine Gruppe von To-Dos konzentrierst, anstatt über mehrere unterschiedliche Aufgaben gleichzeitig nachzudenken, kann dies dazu beitragen, das Stresslevel nachhaltig zu reduzieren.

Wenn du deine Leistungsfähigkeit steigern möchtest, solltest du im Vorfeld überlegen, welche deiner täglichen Aufgaben sich für Batching eignen und wie du sie sinnvoll in deinen Arbeitsalltag integrieren kannst.

Effektiver arbeiten & Zeit sparen bei Arbeitsabläufen: Batching statt Multitasking

Dass Multitasking auf Dauer stressig sein kann und die Effizienz am Schreibtisch vermindert, im schlimmsten Fall vielleicht sogar negative Auswirkungen auf das Privatleben haben kann, da man sich durch zu viele Dinge gleichzeitig selbst sabotiert, solltest du im Hinterkopf behalten. Anstatt ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu springen, wie es beim Multitasking der Fall ist, konzentrierst du dich beim Batching auf eine Art von Aufgaben. Das sorgt dafür, dass du immer voll und ganz bei der Sache bist und die Aufgaben gewissenhafter und oftmals auch schneller erledigen kannst.

Batching: Beispiel & Tipp

Ein Beispiel: Anstatt bei jedem Brief einzeln, der am Tag in deinem Büro anfällt, zur Post fahren zu müssen, kannst du stattdessen alle sammeln und die Briefe zusammen in einem Rutsch wegbringen – einmal am Tag oder alle zwei Tage, ganz nach Bedarf. Auch verschiedene Leseaufgaben können sich batchen lassen.

Tipp: Eine der effektivsten Möglichkeiten, E-Mails sofort zu bearbeiten, besteht darin, das Postfach während bestimmter Zeitfenster zu öffnen und die E-Mails nach ihrer Dringlichkeit und Bedeutung zu sortieren. Diese Aufgabenbündelung spart nicht nur Zeit und Energie, sondern sorgt auch für eine effiziente Abfolge der Aufgaben.

Multitasking führt im Gegensatz dazu oftmals zu einer geringeren Produktivität. Grund dafür: Hier fällt es schwer, sich auf seine Aufgabe zu konzentrieren, wenn man nebenbei noch viele weitere Dinge bearbeitet. Nicht selten leiden hier auch die Arbeitsergebnisse, da nicht ausreichend Zeit für die mentale Umstellung zwischen den einzelnen Aufgaben gegeben ist.

Wenn du dich hingegen auf eine bestimmte Art von Tätigkeit konzentrierst, kannst du sie schneller und mit einer höheren Qualität bearbeiten, da dein Gehirn nicht ständig zwischen verschiedenen Tasks switchen muss. Außerdem können Gefühle von Stress und Druck vermieden werden, wenn du dich nur für eine bestimmte Zeit auf eine bestimmte Aufgabe fokussierst und sie vollständig erledigst.

Einen effizienten Arbeitstag kannst du daher erreichen, indem du nicht nur bestehende, sondern auch neue Aufgaben in sinnvolle Gruppen einteilst und innerhalb dieser Gruppen effektiv abarbeitest.

Was sind Routinetätigkeiten?

Manche Aufgaben lassen sich besser miteinander kombinieren als andere. Bei Routineaufgaben findet ebenfalls eine Form des Multitaskings statt, doch benötigen die einzelnen Bestandteile keine besonders hohe Aufmerksamkeit.

Ein Beispiel dafür wäre etwa das Notieren von Notizen während eines Meetings, eines Telefonats oder einer Lernveranstaltung sowie das gleichzeitige Trinken eines Getränks. Der Fokus liegt hierbei auf dem Aufnehmen und Verarbeiten der Informationen. Die anderen beiden Tätigkeiten laufen quasi automatisch ab und können daher nahezu problemlos nebenher ausgeführt werden, da sie deutlich weniger Aufmerksamkeit beanspruchen.

Nützliches: 5 Tipps & Tricks zur Batching Strategie

Folgend findest du ein paar nützliche Tipps, die dir dabei helfen können, die Stapelverarbeitung besser in deinen Arbeitsablauf zu integrieren.

1. Kombiniere Task Batching & Time Blocking

Eine bewährte Methode ist die Kombination von Task Batching und Time Blocking. Dabei werden mehrere Aufgaben, die ähnliche Arbeitsschritte erfordern, in einem Block zusammengefasst und in einem festgelegten Zeitrahmen erledigt. Durch die Kombination von Task Batching und Time Blocking kannst du die Tagesplanung optimieren, um eine klare und produktive Arbeitsstruktur zu schaffen. 

Durch das Aufstellen eines Zeitplans, der sowohl ausreichend Zeit für wichtige Aufgaben als auch für Pausen und Puffer berücksichtigt, kannst du eine solide Arbeitsroutine für dich entwickeln. Dieser Ansatz hilft bei der Vermeidung von Zeitverschwendung und sorgt für eine effektive Nutzung der verfügbaren Zeit. 

2. Konzentration verbessern: Ablenkungen minimieren

Um die eigene Konzentration zu verbessern, ist es wichtig, Ablenkungen zu minimieren. Eine der Hauptursachen für Ablenkungen sind beispielsweise digitale Geräte und deren Funktionen. Deshalb empfiehlt sich als Abhilfe, diese Geräte und ihre Anwendungen bewusst zu reduzieren und abzuschalten, wenn du sie nicht benötigst.

Lege dein Handy beispielsweise für die Dauer der Aufgabenbearbeitung in eine Schublade, stelle es aus oder in den Flugmodus, um nicht gestört zu werden. Lege es außerhalb deiner Reichweite, um nicht in Versuchung zu geraten.

Eine weitere Möglichkeit, Ablenkungen zu minimieren, besteht darin, sich an einem ruhigen und besinnlichen Ort aufzuhalten wie beispielsweise in einem Garten oder auf einem Spaziergang durch die Natur. Ist das nicht möglich, räume deine Arbeitsumgebung auf oder gestalte deinen Arbeitsplatz so, dass du dich dort wohlfühlst und gerne aufhältst. Ein solches Umfeld fördert die Konzentration und hilft dabei, den Fokus auf die anstehenden Aufgaben zu richten und so erfolgreich abzuschließen. 

Tipp: Setze dich bewusst damit auseinander, wie Ablenkungen entstehen und wie du ihnen entgegenwirken kannst.

3. Nutze Tools & Technologien

Darüber hinaus gibt es Tools, die das Aufgaben-Management noch einfacher und schneller machen können. Digitale Kalender wie Google Calendar oder iCal können dabei helfen, den Überblick über die Zeitplanung zu behalten und Termine zu verwalten. Doch auch ein Kalender aus Papier, Filofaxing oder ein Bullet Journal können sich als hilfreich erweisen, um eine visuelle Übersicht zu haben. 

Eine To-Do-Liste kann zudem dabei helfen, Aufgaben zu ordnen und Prioritäten zu setzen. Darüber hinaus gibt es auch spezielle Organisationstools wie Trello, Asana oder Nifty, die Teamarbeit erleichtern und Arbeitsprozesse übersichtlicher gestalten können. Durch den Einsatz solcher Tools kannst du das Task Batching noch effektiver umsetzen.

Tipp: Schau auch gerne mal bei meinen Freebies vorbei. Der kostenlose Tagesplan zum Ausdrucken ermöglicht dir, deine täglichen To-Dos schriftlich zu sortieren und nacheinander abzuarbeiten.

4. Welche Rolle Pausen in der Batching Methode spielen

Einigen Menschen fällt es schwer, sich über einen längeren Zeitraum zu konzentrieren. Regelmäßige Pausen sind daher wichtig, um den Geist zu erfrischen und neue Energie zu sammeln. Pausen spielen daher eine essenzielle Rolle in der Batching Methode. Geeignete Pausen helfen dem Gehirn, sich zu erholen und die Kreativität zu steigern. Allerdings sollten diese Pausen sinnvoll genutzt werden: Vermeide währenddessen Telefonate oder andere Aufgaben zu erledigen.

Indem du ein konzentriertes Arbeitspensum über einen bestimmten Zeitraum beibehältst und dann eine Pause einlegst, kannst du anschließend konzentrierter und produktiver arbeiten, als wenn du dich in langen Arbeitsperioden zu sehr anstrengst. Unterm Strich geht es also nicht zwangsweise um die Menge der Zeit, die du arbeitest, sondern um die Qualität der Arbeit.

Tipp: Verlasse während der Pause deinen Arbeitsplatz. Geh an die frische Luft, treib Sport, bewege dich. Dadurch kann die Durchblutung angeregt werden und eine bessere Sauerstoffaufnahme stattfinden.

5. Routinen schaffen

Um die Vorteile der Batching Methode voll ausschöpfen zu können, ist es sinnvoll, Routinen zu schaffen (beispielsweise indem du einen Habit Tracker nutzt) – und indem du bestimmte Aktivitäten zu bestimmten Zeiten wiederholst. Dies kann dir dabei helfen, dich auf die zu erledigenden Aufgaben zu konzentrieren und Zeit für andere wichtige Aufgaben zu sparen. 

Organisiere zum Beispiel deine Arbeitstage in Themenschwerpunkten und plane deine To-Dos im Voraus. Lege feste Arbeitszeiten fest und versuche, Ablenkungen während dieser Zeit zu minimieren. Starte etwa jeden Morgen mit 30 Minuten, in denen du dich ganz der Beantwortung von E-Mail widmest. Vormittags erledigst du Aufgaben in einer Fokuszeit, die besondere Konzentration erfordern. Und am Nachmittag kannst du Meetings ansetzen. 

Durch das Schaffen von Routinen kannst du oftmals Stress abbauen und mehr Ruhe und Ausgeglichenheit in deinen Tagesablauf bringen.

(* Einige, der hier verwendeten Abbildungen wurden mit Canva erstellt. Header: Pixabay / stevepb)

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